Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verwerkt In het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens van leden (begunstigden van onze dienstverlening), opdrachtgevers, partners, derden en netwerkcontacten. We vragen deze gegevens zelf op aan de betrokkene of krijgen de gegevens – uiteraard in overeenstemming met de wet op de privacy – aangeleverd door overheden, partners, netwerkcontacten. In onderstaande Privacyverklaring lichten we toe hoe we met deze gegevens omgaan.
Bescherming van uw privacy – wettelijke basis
We gaan met nauwgezette zorg om met persoonsgegevens. Daarbij houden we ons aan de toepasselijke wet‐ en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De persoonsgegevens worden door Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verwerkt op basis van artikel 6.1. uit de AVG 1.
Actieve toestemming van de betrokkene voor een of meer specifieke doeleinden
2. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Welke persoonsgegevens?
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verzamelt en verwerkt organisatiegegevens van de leden met name naam organisatie, telefoonnummer, (zo relevant en noodzakelijk in het licht van de doelstelling) bankrekeningnummer (IBAN en BIC), BTW‐ of ondernemingsnummer, mailadres en/of adres van de organisatie(afdelingen) alsook het aantal werknemers bij de organisatie en gegevens rond de arbeidsorganisatie.
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verzamelt en verwerkt daarnaast persoonlijke gegevens van contactpersonen bij haar leden, die nodig zijn voor het vlot uitvoeren van haar dienstverlening waarop organisaties intekenen als zij lid worden. Daarom verzamelt Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw van de ledenorganisaties de naam van contactpersonen, het telefoonnummer, mailadres en hun functie binnen de lidorganisatie.
Daarnaast verzamelt en verwerkt Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw ook de volgende persoonlijke gegevens van bestuurders in haar Raad van Bestuur: Naam, adres, telefoonnummer en mailadres. Die gegevens verzamelt Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw rechtstreeks bij de betrokken persoon.
Voor vormingen georganiseerd door Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verzamelt en verwerkt Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw de gegevens van de organisatie en de persoon (werknemer van die organisatie) die deelneemt aan de betrokken vorming: naam, adres, telefoonnummer, mailadres, BTW‐ of ondernemingsnummer en contactpersoon van de organisatie. En van de deelnemer: naam, voornaam, telefoonnummer, mailadres, functie en datum in dienst bij de organisatie. Dit enkel op expliciete vraag van de deelnemer. V
an externe lesgevers voor onze vormingen en activiteiten verzamelen en verwerken we ten slotte naam, adres, telefoonnummer, mailadres en (zo relevant en noodzakelijk) bankrekeningnummer(IBAN en BIC), BTW‐ of ondernemingsnummer. Deze gegevens verkrijgen we rechtstreeks bij de betrokken persoon.
Hoe en wanneer verzamelen en verwerken we persoonsgegevens?
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens die leden‐ organisaties, hun contactpersonen aan ons meedelen via een lidmaatschapsformulier of via e‐mail. Dat gebeurt standaard bij een nieuwe lidmaatschapsaanvraag, alsook bij een lidmaatschapsvernieuwing. Tussentijds kan dit ook steeds gebeuren op eigen initiatief van de lidorganisatie zelf, wanneer er een nieuwe contactpersoon toegevoegd moet worden of wanneer een wijziging moet gebeuren van een contactpersoon of diens persoonsgegevens.
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verzamelt ook persoonlijke gegevens van derden in het kader van een door hen aangevraagde of geleverde dienst in het kader van de dienstverlening en/of belangenbehartiging van Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw. Voorbeelden van zulke derden zijn: lesgevers, contactpersonen van collega‐ of partnerorganisaties, instanties, overheden. Deze persoonsgegevens worden rechtstreeks bij de betrokken persoon verzameld.
Waarom vragen en verwerken we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens van contactpersonen van lidorganisaties (begunstigden van onze dienstverlening) worden gevraagd en verwerkt om:
te voldoen aan de wettelijke voorschriften die inherent zijn aan de uitvoering van onze dienstverlening ledenbeheer (o.a. ledenadministratie, facturatie)
te kunnen genieten van de dienstverlening van Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw conform de voorwaarden verbonden aan het lidmaatschap
op de hoogte te zijn van onze werkgroepen, evenementen, vormingsaanbod en andere communicatie in het kader van onze dienstverlening. We gebruiken de nodige persoonsgegevens voor de opmaak van aanwezigheidslijsten en het versturen van nieuwsbrieven, magazines, uitnodigingen.
De persoonlijke gegevens van bestuurders van de raad van bestuur van Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw verwerken wij omdat dit noodzakelijk is om onze wettelijke verplichtingen in het kader van de vzw‐regelgeving te kunnen vervullen.
De persoonsgegevens van opdrachtgevers, partners en netwerkcontacten worden gevraagd en verwerkt om:
te voldoen aan de wettelijke voorschriften die inherent zijn aan de uitvoering van onze dienstverlening
onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, in samenwerking met directe partners en ruimere netwerkcontacten conform de eisen van opdrachtgevers, op basis van een overeenkomst en in het kader van ons gerechtvaardigd belang
op de hoogte te zijn van onze werkgroepen, evenementen, vormingsaanbod en andere communicatie in het kader van onze dienstverlening. We gebruiken de nodige persoonsgegevens voor de opmaak van aanwezigheidslijsten en het versturen van nieuwsbrieven, magazines, uitnodigingen.
De persoonlijke gegevens van de externe lesgevers verwerken wij om de organisatie van de vorming mogelijk te maken en vlotter te laten verlopen, alsook om de afspraken met de betrokken lesgever te kunnen nakomen (o.a. betaling afgesproken vergoeding, als van toepassing). Deze verwerking is dus noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw, als organisator van de vorming, alsook voor het nakomen van de contractuele verplichtingen die zij heeft ten aanzien van de betrokken lesgever.
De persoonlijke gegevens van deelnemers aan vormingen verwerken wij met het oog op de aflevering van de attesten en de facturatie van de vorming. Deze verwerking gebeurt alleen op uitdrukkelijke inschrijving van de deelnemer aan deze vorming.
Waar houden we uw gegevens bij?
In ons access‐, mailchimp‐systeem
In elektronische bestanden zoals Word of Excel
In papieren dossiers
Uitwisselen van gegevens
Uw gegevens worden enkel gebruikt en bewaard door Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw in het kader van de hierboven vermelde gerechtvaardigde doelstellingen.
We geven uw persoonlijke gegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij wel aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden en op voorwaarde dat deze ook op een veilige en wettelijk correcte manier met uw gegevens omgaat.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
het verzorgen van IT‐infrastructuur (o.a. IT netwerk)
het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
het verwerken en afsluiten van onze boekhouding
Met elk van deze partijen (verwerkers) sluit Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw een verwerkersovereenkomst waarin de nodige waarborgen voorzien worden om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden als u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaarperiode
We houden uw gegevens bij voor de periode die nodig is om de door u gevraagde dienst correct af te handelen of zolang het noodzakelijk is om aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen met een maximum van 5 jaar na het einde van het lidmaatschap of zolang de verjaringstermijn van een eventuele vordering in rechte tegen of vanwege Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw dat rechtvaardigt.
We bewaren ook gegevens om de eigen werking te evalueren en bij te sturen. Ook die gegevens bewaren we niet langer dan 5 jaar.
Beveiliging van de gegevens
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw beschermt uw persoonsgegevens door passende technische en organisatorische maatregelen te nemen. Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw volgt hierbij de huidige technologische trends.
Zo zijn al onze computers voorzien van een recent besturingssysteem waarbij ook de updates (oa tegen veiligheidslekken) gevolgd worden.
Toepassingen en data op de computers zijn enkel toegankelijk na aanmelding met 6 gebruikersnaam en paswoord.
Alle toestellen zijn voorzien van recente en up‐to‐date antivirussoftware, de opgeslagen informatie wordt geëncrypteerd indien nodig.
De netwerken worden beveiligd door een firewall. De serversystemen staan in een beschermende omgeving. Er worden dagelijks back‐ups genomen. Deze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig getest en bijgestuurd indien nodig.
Alle medewerkers worden blijvend geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
U kunt uw eigen paswoord op onze website op elk ogenblik aanpassen.
Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw vrijwaart onderstaande rechten die u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens:
U heeft steeds inzagerecht in uw persoonsgegevens
U kan ons vragen gegevens te wijzigen of aan te vullen
U kan bezwaar maken tegen de verwerking van (een deel van) uw persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers.
U heeft het recht om een kopie van uw persoonsgegevens aan ons te vragen die we aan u of – in opdracht van u – aan een andere partij bezorgen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm.
U heeft het recht op ‘vergetelheid’ dat wil zeggen dat u ons kan vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht op vergetelheid geldt niet altijd. Alleen in de volgende situaties is het recht op vergetelheid van toepassing:
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld of verwerkt
De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de organisatie voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in
De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing. Er geldt een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de organisatie om de persoonsgegevens te verwerken
De organisatie verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig, bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking
Als de wettelijk bepaalde bewaartermijn is verstreken, zijn we wettelijk verplicht om de gegevens te wissen
Klachten
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan horen wij die graag. U kan ons daarvoor eenvoudig bereiken via onderstaande contactgegevens. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – commission@privacycommission.be).
Wijziging privacy statement
Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen blijven we steeds in beweging. Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw kan dan ook deze privacy verklaring wijzigen.
We brengen u hiervan uiteraard op de hoogte via onze website. De laatste wijziging gebeurde op 28.05.2018
Contact
Heeft u een specifieke vraag omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens door Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw, heeft u een klacht of wenst u bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens? Wij stellen het op prijs dat u dan contact met ons opneemt. U kan ons contacteren via mail info@dewerkplekarchitecten.be of telefoon 09 220 84 31.
Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw
Overwale 5 bus 5 9000 Gent
www.inclusiefondernemen.be
De directie en alle medewerkers van Sterpunt Inclusief Ondernemen vzw zetten hun schouders achter deze Privacy Verklaring.